Формируем должностные обязанности сотрудника для выполнения его функций.

Должностные обязанности — раздел профиля должности, который определяет, что именно должен делать сотрудник для выполнения своей функции. Если описание должности отвечает на вопрос, зачем существует данная позиция, то должностные обязанности раскрывают, какие регулярно повторяющиеся задачи должен выполнять сотрудник, чтобы обеспечить требуемый результат.

Многие компании составляют должностные обязанности в виде длинного списка отдельных действий: «звонить клиентам», «оформлять документы», «работать в CRM», «выполнять поручения руководителя». Такой подход делает должность размытой и затрудняет не только подбор персонала, но и постановку задач, обучение сотрудников, контроль результатов и оценку эффективности работы. Отдельные действия не позволяют понять, каким опытом должен обладать кандидат и за какой участок работы он будет отвечать.

Должностные обязанности формируются только после того, как определены задачи бизнеса, функция и описание должности. Такой подход позволяет не придумывать перечень задач, а планировать работу сотрудника исходя из потребностей компании.

Последовательность формирования выглядит следующим образом:

1. Должность
2. Обязанности

Каждый последующий этап строится на основании предыдущего. Пока не определены задачи бизнеса и функция должности, невозможно объективно сформировать должностные обязанности. Именно поэтому перечень обязанностей всегда является продолжением описания должности, а не самостоятельным списком задач.

Важно понимать, что должностная обязанность — это не отдельное действие сотрудника, а самостоятельный бизнес-процесс, за который он несёт ответственность. Именно поэтому обязанности рекомендуется формулировать не через отдельные операции, а через законченные процессы, каждый из которых имеет понятную цель и ожидаемый результат.

Например, вместо отдельных обязанностей «принимать звонки», «отвечать на сообщения», «проводить встречи» и «согласовывать условия» логичнее выделить один бизнес-процесс «Переговоры с клиентами». Аналогично подготовка договоров, спецификаций, счетов и других документов может быть объединена в бизнес-процесс «Подготовка документов». Такой подход позволяет описывать не отдельные действия, а законченные участки работы.

Важно не путать должностные обязанности с функцией должности. Несмотря на тесную взаимосвязь, эти разделы отвечают на разные вопросы. Функция должности определяет, какую задачу бизнеса решает сотрудник и какого результата он в итоге доложен достичь. Должностные обязанности определяют, какие регулярно повторяющиеся задачи необходимо выполнять для достижения этого результата. Другими словами, функция отвечает на вопрос «для чего?», а обязанности — «что именно необходимо делать?».

При разработке должностных обязанностей рекомендуется последовательно ответить на следующие вопросы:

— Какие регулярно повторяющиеся задачи выполняет сотрудник?
— Какие участки работы находятся в его зоне ответственности?
— Какие задачи напрямую обеспечивают выполнение функции должности?
— Какие обязанности являются обязательными независимо от текущей загрузки?
— Какие задачи при необходимости могут быть переданы другому сотруднику?

Ответы на эти вопросы позволяют сформировать структуру должности. Каждая обязанность должна представлять собой самостоятельный бизнес-процесс, иметь понятное название и раскрывать содержание работы без перечисления мелких операций. Совокупность всех обязанностей должна полностью описывать ежедневную деятельность сотрудника и не содержать пересекающихся или дублирующих друг друга процессов.

После прочтения раздела должно быть понятно, какие задачи выполняет сотрудник, где начинается и заканчивается его зона ответственности и за какой результат отвечает каждая обязанность.

При необходимости должностные обязанности можно разделить на основные и дополнительные. Основные обязанности определяют функцию должности и являются обязательными для выполнения. Дополнительные обязанности назначаются только при наличии свободного времени и после того, как сотрудник качественно выполняет свои основные функции. Такой подход позволяет расширять функционал без потери фокуса на ключевых задачах должности.

Грамотно сформулированные должностные обязанности становятся практической основой всего процесса подбора персонала. На их основании определяются требования к опыту кандидата, формируются ключевые навыки, готовятся вопросы для собеседования, разрабатываются тестовые задания, программа адаптации и показатели эффективности. Фактически должностные обязанности становятся связующим звеном между функцией должности и всеми последующими разделами профиля.

После завершения работы над этим разделом рекомендуется проверить себя, ответив на один вопрос: описывают ли обязанности законченные бизнес-процессы или представляют собой перечень разрозненных действий? Если каждая обязанность соответствует самостоятельному бизнес-процессу и все процессы вместе полностью реализуют функцию должности, значит раздел составлен правильно. Если же обязанности выглядят как случайный набор операций, стоит вернуться к описанию должности и ещё раз определить, какие процессы действительно необходимы для решения задачи бизнеса.

Ведущий менеджер по продажам работает в сегменте B2B2C и развивает продажи через агентскую сеть. Агентами выступают частные архитекторы и дизайнеры интерьера, которые рекомендуют решения компании своим заказчикам. Основная задача — формировать и развивать агентскую сеть, выстраивать партнёрские отношения и обеспечивать стабильный поток частных проектов.

Приём и обработка входящих обращений от агентов и клиентов. Фиксация информации в системе, проверка корректности запроса и передача данных коллегам при необходимости. Контроль сроков обработки и того, чтобы каждая заявка была доведена до результата.

Активный поиск и привлечение новых агентов: архитекторов и дизайнеров интерьера. Работа с холодной базой, звонки, встречи и коммуникация через профессиональные сообщества и социальные сети. Формирование и постоянное расширение собственной агентской базы.

Поддержка и развитие отношений с действующими агентами. Проведение встреч, презентаций и обучающих сессий по продуктам компании. Помощь агентам в работе с их клиентами и мотивация к регулярному сотрудничеству.

Проведение переговоров с конечными заказчиками совместно с агентом или напрямую. Выявление потребностей клиента, подбор подходящего решения и презентация продукта в понятном и удобном формате. Поддержка агента на этапе принятия решения.

Формирование и контроль ключевых экономических параметров сделки: стоимости, маржинальности и сроков. Согласование условий с руководством компании. Обеспечение того, чтобы проект оставался выполнимым и рентабельным до завершения работ.

Подготовка коммерческих предложений по установленным стандартам компании. Расчёт стоимости оборудования, материалов и работ. Контроль корректности расчётов, сроков подготовки и получение обратной связи от клиента.